Cách tính chi phí quản lý các dịch vụ của X3sales?

Khi thuê agency, ngoài ngân sách chạy quảng cáo hoặc chi phí trực tiếp cho nền tảng, doanh nghiệp có thể gặp một khoản gọi là chi phí quản lý. Đây là khoản dễ gây nhầm lẫn nhất nếu khách hàng không biết nó dùng để chi trả cho hoạt động nào.

Tại X3Sales, chi phí quản lý không nên được hiểu là một mức phí cố định áp dụng giống nhau cho tất cả dịch vụ. Tùy vào loại hình dịch vụ, quy mô ngân sách, phạm vi công việc và nguồn lực cần triển khai, cách xác định chi phí có thể khác nhau.

Chi phí quản lý của X3Sales là gì?

Có thể hiểu đơn giản, chi phí quản lý là khoản phí X3Sales thu để tổ chức, triển khai, theo dõi và tối ưu các công việc thuộc phạm vi dịch vụ đã thống nhất với khách hàng.

Khoản phí này cần được phân biệt với ngân sách mà khách hàng sử dụng cho bên thứ ba.

Ví dụ, với một chiến dịch quảng cáo:

• Ngân sách quảng cáo là tiền dùng để chạy trên Google, Meta, TikTok…
• Phí quản lý là chi phí dành cho X3Sales để triển khai và quản lý chiến dịch.
• Ngoài ra có thể có chi phí khởi tạo, sản xuất nội dung, thiết kế hoặc các hạng mục phát sinh khác tùy dịch vụ.

Với các dịch vụ không sử dụng ngân sách media, cách tính lại có thể dựa trên gói dịch vụ, khối lượng công việc hoặc phạm vi triển khai.

Do đó, không có một công thức duy nhất có thể áp dụng máy móc cho mọi dịch vụ.

Cách tính chi phí quản lý của X3Sales

Công thức cơ bản là:

Phí quản lý hàng tháng = Ngân sách quảng cáo 30 ngày × Tỷ lệ phí quản lý

Tỷ lệ phí được xác định dựa trên quy mô ngân sách quảng cáo của khách hàng.

X3Sales áp dụng cơ chế ngân sách càng lớn, tỷ lệ phí quản lý càng giảm. Ví dụ, doanh nghiệp có ngân sách quảng cáo 10 triệu đồng/tháng có thể áp dụng mức phí 20%, trong khi dự án có ngân sách trên 200 triệu đồng/tháng áp dụng mức phí chỉ 8%.

Cơ chế này giúp các doanh nghiệp tăng quy mô quảng cáo mà tỷ lệ chi phí quản lý không tăng tương ứng.

Lưu ý: Tại các mốc giao nhau như đúng 10, 20, 50, 100 hoặc 200 triệu đồng, doanh nghiệp nên căn cứ báo giá/hợp đồng cụ thể của X3Sales để xác định gói áp dụng, do bảng báo giá thể hiện các khoảng ngân sách liền nhau.

Ví dụ cách tính phí quản lý X3Sales

Để dễ hình dung, giả sử một doanh nghiệp dự kiến dành 30 triệu đồng/tháng cho quảng cáo Google Maps.

30 triệu đồng thuộc nhóm ngân sách từ 20 – 50 triệu đồng, tương ứng gói NS3 với phí quản lý 15%.

Khi đó: 30.000.000 × 15% = 4.500.000 đồng

Như vậy:

• Ngân sách quảng cáo: 30.000.000 đồng
• Phí quản lý & tối ưu: 4.500.000 đồng/tháng
• Phí khởi tạo ban đầu: 1.000.000 đồng nếu là tháng đầu tiên

Tổng ngân sách dự kiến trong tháng đầu là:

30.000.000 + 4.500.000 + 1.000.000 = 35.500.000 đồng

Từ tháng tiếp theo, nếu ngân sách và tỷ lệ phí không thay đổi:

30.000.000 + 4.500.000 = 34.500.000 đồng/tháng

Trong đó, 30 triệu đồng là ngân sách quảng cáo, còn 4,5 triệu đồng là phí X3Sales quản lý và tối ưu chiến dịch.

Bảng tính thử phí quản lý theo từng mức ngân sách

Dưới đây là một số ví dụ để doanh nghiệp có thể nhanh chóng ước tính ngân sách cần chuẩn bị.

*Bảng chưa cộng phí khởi tạo 1 triệu đồng áp dụng trong tháng đầu tiên. (chưa bao gồm VAT)

Làm thế nào để biết chính xác dự án của bạn cần bao nhiêu chi phí?

Cách nhanh nhất không phải bắt đầu bằng câu hỏi “X3Sales thu bao nhiêu %?”, mà là xác định 4 thông tin:

Bạn cần dịch vụ gì → Quy mô bao nhiêu → Mục tiêu là gì → Cần triển khai trong bao lâu.

Từ đó, X3Sales có thể xác định:

Mô hình tính phí → Phạm vi công việc → Chi phí quản lý/triển khai → Ngân sách bên thứ ba → Tổng ngân sách dự kiến.

Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ nhận được một con số báo giá cuối cùng mà còn có thể hiểu mình đang trả tiền cho hạng mục nào và khoản nào thực tế được sử dụng để triển khai Marketing.

Nếu doanh nghiệp chưa biết dịch vụ của mình nên tính theo tỷ lệ ngân sách, theo gói hay theo dự án, liên hệ ngay X3Sales để được tư vẫn miễn phí chi tiết.

Một số điều kiện cần biết khi sử dụng dịch vụ

Ngoài cách tính phí, doanh nghiệp nên lưu ý một số điều kiện triển khai được X3Sales nêu trong báo giá.

• Thời gian quảng cáo tối thiểu theo kỳ là 30 ngày.
• Chi phí trên chưa bao gồm VAT. Vì vậy, khi lập ngân sách kế toán, doanh nghiệp cần tính thêm nghĩa vụ thuế tương ứng theo hóa đơn/thỏa thuận thực tế.
• Thời gian triển khai và kích hoạt chiến dịch dự kiến từ 2–3 ngày làm việc, không tính thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày lễ theo quy định.

Thời gian này được tính trong điều kiện khách hàng đã cung cấp đầy đủ tài nguyên cần thiết để triển khai.

Ngoài ra, X3Sales có thể triển khai quảng cáo trên tài khoản quảng cáo của X3Sales hoặc tài khoản của khách hàng.

Câu hỏi thường gặp về cách tính phí X3Sales

X3Sales thu phí quản lý bao nhiêu phần trăm?

Không có một tỷ lệ duy nhất áp dụng cho tất cả dịch vụ. Một số dịch vụ có thể tính theo tỷ lệ ngân sách, trong khi các dịch vụ khác tính theo gói, khối lượng hoặc báo giá dự án.

Dùng nhiều dịch vụ cùng lúc thì tính thế nào?

Nếu doanh nghiệp triển khai đồng thời nhiều nền tảng như Google Ads, Facebook Ads và TikTok Ads, chi phí sẽ được xác định dựa trên phạm vi quản lý thực tế của từng kênh và tổng quy mô dự án.

Phí khởi tạo 1 triệu đồng khác gì phí quản lý?

Đây cũng là hai khoản khác nhau. Phí khởi tạo & tối ưu ban đầu là 1.000.000 VNĐ và chỉ thu trong tháng đầu tiên. Trong khi đó, phí quản lý & tối ưu là khoản phí hàng tháng, tính dựa trên ngân sách quảng cáo. Có thể hiểu đơn giản:

Vì vậy, khi dự toán chi phí tháng đầu tiên, doanh nghiệp cần nhớ cộng thêm phí khởi tạo.

Phí quản lý đã bao gồm tiền chạy quảng cáo chưa?

Thông thường chưa bao gồm. Ngân sách quảng cáo và phí quản lý là hai khoản khác nhau. Ngân sách quảng cáo là khoản tiền dùng để phân phối quảng cáo trên các nền tảng như Google, Meta hoặc TikTok; còn phí quản lý là khoản dành cho hoạt động triển khai, theo dõi, tối ưu và quản trị chiến dịch của X3Sales. X3Sales hiện triển khai nhiều giải pháp quảng cáo trên Google, Meta và TikTok, vì vậy khách hàng cần kiểm tra báo giá từng dịch vụ để biết chính xác khoản nào đã được bao gồm.

Có phát sinh thêm chi phí ngoài báo giá không?

Về nguyên tắc, các hạng mục đã nằm trong phạm vi công việc của báo giá sẽ được tính theo mức đã thống nhất. Chi phí bổ sung chỉ có thể phát sinh khi khách hàng yêu cầu thêm hạng mục ngoài phạm vi ban đầu hoặc sử dụng thêm các dịch vụ, nền tảng hay tài nguyên của bên thứ ba.

Ví dụ có thể gồm thiết kế hoặc chỉnh sửa Landing Page, sản xuất nội dung, phần mềm, hosting, domain hoặc các yêu cầu triển khai bổ sung. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, khách hàng nên kiểm tra rõ ba phần: hạng mục đã bao gồm, hạng mục chưa bao gồm và điều kiện phát sinh chi phí.