Hướng dẫn nhanh về cách lấy hoá đơn Google Ads

Bạn đang cần lấy hoá đơn Google Ads để kê khai thuế GTGT nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Bạn muốn tìm hiểu tất cả mọi thứ liên quan về vấn đề VAT, về cách lấy hoá đơn, các tuỳ chọn thanh toán,… Vậy hãy cùng X3Sales tìm hiểu ngay bây giờ, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách lấy VAT Google Ads nhanh nhất, đơn giản nhất. Ngay cả những người chưa thực hiện bao giờ cũng làm được một cách dễ dàng.

Cách lấy hoá đơn Google Ads

Lấy hoá đơn Google Ads khá đơn giản, từ Google Ads bạn có thể tải xuống bất kỳ hoá đơn hàng tháng nào bạn muốn từ tài khoản của mình. Tuy nhiên theo quy định bạn chỉ được tải hoá đơn vào ngày cuối cùng của tháng.

Để tải hoá đơn, bạn cần làm theo các bước như sau:

Cập nhật thông tin thuế

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Ads

Bước 2: Nhấp “Công cụ và cài đặt” -> chọn vào “cài đặt” trong mục “thanh toán”

Bước 3: Trong mục “Thông tin thuế tại Việt Nam” nhấp vào biểu tượng bút chì rồi nhập mã số thuế của bạn vào.

Bước 4: Nhấp “Lưu”

Lấy hoá đơn Google Ads

Bước 1: Vào “Công cụ và cài đặt” trên tài khoản Google Ads của bạn -> nhấp chọn “Thanh toán” -> “Chứng từ”

Bước 2: Khi bạn nhấp vào tùy chọn “Chứng từ”, tất cả thông tin thanh toán của bạn sẽ được hiển thị. Bạn cũng có thể cập nhật thông tin thanh toán của mình trên trang này khi được yêu cầu.

Bước 3: Trên trang chứng từ của mình, bạn sẽ thấy hai bảng là “Tài liệu về thuế và pháp lý” và “Bảng sao kê”. Bạn sẽ thấy mỗi tháng được chia nhỏ thành các khoản thanh toán. Bảng phân tích này sẽ cho bạn biết số tiền bạn đã chi cho Ads mỗi tháng và cách thanh toán được thực hiện.

Bước 4: Để tải xuống hóa đơn, bạn nhấn chọn “tải xuống”. Hoá đơn tải xuống dạng PDF bạn có thể in ra.

>> Xem thêm: Cách chạy quảng cáo Google Ads hiệu quả

Hướng dẫn kê khai hoá đơn VAT

Có 2 thứ các bạn cần chuẩn bị:

• Mã số thuế: Ở trên mình đã hướng dẫn cách để đưa mã số thuế vào tài khoản Google Ads. Bạn có thể kéo lên trên để đọc lại
• Thẻ Visa đứng tên Công ty: Thực ra bạn vẫn có thể dùng thẻ cá nhân nhưng mình khuyên bạn không nên sử dụng thẻ visa cá nhân vì rất dễ bị loại trừ khi báo cáo thuế. Bởi vì bạn sẽ tốn thời gian phải làm thủ tục để

khai báo chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty

Chi tiết Google hướng dẫn TẠI ĐÂY

Các sự cố khi tìm hoá đơn Google Ads

• Trong thời gian 30 ngày kể từ khi bạn tạo chiến dịch, bạn sẽ không thấy bất kỳ hoá đơn nào nếu bạn đang cố truy cập vào hoá đơn đó
• Ngoài chu kỳ thanh toán, Google tính đến các ngưỡng để lập hoá đơn với số tiền khác nhau từ 50$ đến 500$. Các tài khoản mới thường có ngưỡng 50$ và Google sẽ không tạo hoá đơn nếu khoản chi tiêu của bạn không vượt qua ngưỡng đó
• Google Ads chỉ tạo hóa đơn khi tài khoản của bạn đang hoạt động bình thường. Vì vậy, bạn có thể không nhận được hóa đơn nếu bạn đã tạm dừng chiến dịch hoặc nếu lượng tìm kiếm từ khóa của bạn quá thấp để thu hút bất kỳ lưu lượng truy cập nào.
• Không chọn khoảng thời gian khi tìm hoá đơn

Các lỗi kinh điển khi lấy hóa đơn Google Ads khiến kế toán bị từ chối chi phí

Việc hợp thức hóa chi phí quảng cáo Google Ads vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN luôn là bài toán phức tạp. Chỉ cần vấp phải 3 sai lầm dưới đây, toàn bộ hóa đơn tiền tỷ của bạn sẽ bị cơ quan thuế gạt bỏ:

Lỗi lệch tên thông tin hồ sơ thanh toán so với đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi lập tài khoản Google Ads thường lơ là, để tên hồ sơ thanh toán (Billing Profile) là tên cá nhân của kỹ thuật viên hoặc tên thương hiệu viết tắt.

Google sẽ căn cứ chính xác vào thông tin trong hồ sơ thanh toán để xuất hóa đơn (Invoice/Receipt). Nếu tên công ty, địa chỉ hoặc mã số thuế trên hóa đơn bị sai lệch, dù chỉ là một ký tự so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kế toán sẽ không thể hạch toán chi phí đầu vào. Hãy luôn kiểm tra và cập nhật chuẩn xác thông tin doanh nghiệp trong mục Cài đặt thanh toán trước khi phát sinh chi tiêu.

Sử dụng thẻ tín dụng cá nhân của nhân viên để thanh toán nhưng không có văn bản ủy quyền hoặc quy chế tài chính hợp ngạch

Để tiện lợi, doanh nghiệp thường cho nhân sự tự add thẻ Visa/Mastercard cá nhân vào chạy Ads, sau đó làm thủ tục hoàn ứng dựa trên sao kê ngân hàng.

Cơ quan thuế sẽ từ chối khoản chi này vì dòng tiền không đi từ tài khoản ngân hàng của công ty. Để hóa đơn cá nhân được chấp nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện bộ hồ sơ bao gồm: Quy chế tài chính có điều khoản cho phép nhân viên chi hộ, Văn bản ủy quyền cho cá nhân đứng tên thẻ thanh toán quảng cáo, và Hóa đơn Google mang thông tin công ty kèm chứng từ hoàn ứng nội bộ.

Không tìm thấy hóa đơn của tháng hiện tại

Nhiều kế toán hoặc chủ doanh nghiệp thường hoang mang, liên tục vào tài khoản tìm kiếm hóa đơn ngay khi tháng cũ vừa kết thúc để kịp tiến độ báo cáo thuế.

Google không xuất hóa đơn ngay lập tức vào ngày cuối tháng. Hệ thống cần thời gian đối soát dòng tiền và lệnh chốt sổ. Hóa đơn hợp pháp của tháng trước sẽ được Google phát hành muộn, thường là vào ngày 5đến ngày 10 của tháng sau. Kế toán cần nắm rõ độ trễ này để chủ động sắp xếp thời gian tải hóa đơn (mục Tài liệu/Documents), tránh việc khiếu nại hoặc hạch toán sai kỳ kế toán.

Những câu hỏi liên quan về lấy hoá đơn Google Ads

Thay đổi hoá đơn Google Ads

Bạn KHÔNG THỂ thực hiện bất kỳ thay đổi nào với hoá đơn hoặc cài đặt thanh toán sau khi Google Ads đã phát hành hoá đơn cho bạn. Nếu bạn nhập sai thông tin thanh toán, bạn vẫn có thể điều chỉnh sửa thông tin đó trong phần “Phương thức thanh toán” nhưng nó cũng chỉ có hiệu lực trong chu kỳ thanh toán tiếp theo. Hãy nhớ rằng, bạn cần cập nhật thông tin thanh toán ít nhất 14 ngày trước khi kết thúc chu kỳ thanh toán nếu bạn muốn chúng được hiển thị trong hoá đơn tiếp theo.

Tại sao hóa đơn không khớp với số tiền được ghi nợ từ tài khoản?

Tình trạng số tiền trên hoá đơn không khớp với số tiền được ghi nợ từ tài khoản khá phổ biến. Đôi khi sự cố này có thể gây ra vấn đề hiểu lầm với kế toán. Vậy điều này xảy ra do đâu? Nguyên nhân xảy ra do bạnchọn cài đặt “Thanh toán tự động” khi Google tính phí vào cuối chu kỳ thanh toán hoặc khi bạn đạt đến ngưỡng. Mỗi khi điều này xảy ra, sẽ có một khoản phí riêng được phản ánh trong tài khoản ngân hàng hoặc bảng sao kê thẻ tín dụng. Tuy nhiên hoá đơn Google Ads được tạo vào cuối chu kỳ thanh toán 30 ngày sẽ phản ánh tổng số tiền chưa thanh toán.

Tại sao hóa đơn Google Ads không khớp với số tiền được ghi nợ từ tài khoản?

Chênh lệch giữa hóa đơn Google Ads và số tiền thực tế bị trừ từ tài khoản là một vấn đề phổ biến, thường xuất phát từ hình thức thanh toán “Thanh toán tự động.” Khi Google trừ tiền, các giao dịch riêng biệt sẽ phản ánh trên tài khoản ngân hàng của bạn, nhưng hóa đơn Google Ads tổng hợp chỉ được tạo vào cuối tháng, dẫn đến sự không khớp giữa hai số liệu. Ví dụ, giả sử ngưỡng thanh toán là 15 triệu đồng và chu kỳ thanh toán từ ngày 5 hàng tháng. Nếu vào ngày 20, chi phí quảng cáo đạt ngưỡng, Google sẽ trừ tiền từ tài khoản của bạn. Tuy nhiên, từ ngày 20 đến khi chu kỳ mới bắt đầu (ví dụ, ngày 5 của tháng tiếp theo), các khoản trừ này không xuất hiện trên hóa đơn do hóa đơn chỉ thể hiện vào cuối tháng.

Kết luận

Trên đây mình đã hướng dẫn cách lấy hoá đơn Google Ads. Nhìn chung quy trình thực hiện không quá phức tạp và có thể thực hiện một cách nhanh chóng chỉ trong vài bước cơ bản. Bằng việc thực hiện đúng theo các bước mà mình đã hướng dân bên trên, bạn có thể lấy được hoá đơn Google Ads một cách nhanh chóng. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lấy hoá đơn và bạn áp dụng vào công việc một cách nhanh nhất. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi liên quan về Google Ads, hãy liên hệ X3Sales để được tư vấn và giải đáp thắc mắc miễn phí.